Laporan Biaya Proyek Properti - BAB 1 - Persiapan - #2

LAPORAN KEUANGAN PROYEK PROPERTI
Seri: Sistem Administrasi Sederhana (SAS) menggunakan Ms. Excel

BAB I

PERSIAPAN

Dari paparan saya di atas, saya harap sobat admin sudah bisa membayangkan posisi saya seperti apa. Pembangunan terus berjalan, kontrak kerja dengan para Mandor dan Sub Kontraktor sudah ditandatangani, jadwal suplier semakin padat, sementara kertas-kertas nota makin menumpuk, belum lagi saya dihadapkan dengan nama-nama jenis material yang belum saya kenal seperti; Damdex, Readymix, SDL, SDD, dll. Jenis-jenis material ini penting kita kenal karena nanti berhubungan dengan pengelompokannya pada saat laporan.
Baiklah, persiapan pertama yang harus kita lakukan adalah:
1. Langkah 1 : Menyiapkan alat-alat kerja seperti; Pulpen, pensil, spidol warna, stabillo, steples, binder clip, nomerator, dll
2. Langkah 2: Membuat tabel dan menentukan “Kode”
    2.1. Tabel Periode Laporan
    2.2. Tabel Jenis Barang
    2.3. Tabel Jenis Biaya-biaya
3. Langkah 3 : Membuat atau menyiapkan Blanko, Bon, Kwitansi, Bukti Pembayaran, dll
4. Langkah 4 : Mengelompokkan Bon, Nota, Kwitansi, Struk Belanja atau Bukti Pembayaran Lain sesuai dengan periode laporan.
   4.1. Bukti Pembayaran Material
   4.2. Bukti Pembayaran Operasional
5. Langkah 5 : Membuat file kerja di Komputer (pada kesempatan ini saya menggunakan Microsoft Excel 2013 karena pertimbangan waktu dan kemudahan pemahaman atasan saya saat laporan).
    Pada penyempurnaannya, bisa saja nanti sobat admin menggunakan Microsoft Acces atau aplikasi pemrograman lain yang lebih mudah menurut sobat, seperti C++, VB, SQL atau yang lain.

    File kerja ini meliputi;
  5.1. Membuat Folder Utama dengan Nama Proyek, pada tulisan ini saya beri nama CASARIVA RESIDENZA sesuai dengan nama proyek dimana saya bekerja.
  5.2. Membuat 5 buah Folder Data di dalam folder utama, folder-folder tersebut kita beri nama;
         5.2.1. KAS
         5.2.2. JURNAL LOGISTIK
         5.2.3. JURNAL BIAYA-BIAYA
         5.2.4. REKAP KAVLING
         5.2.5. REKAP SARANA
         5.2.6. REKAP OPERASIONAL
  5.3. Membuat WorkSheet (Lembar Kerja)
         5.3.1. Pada folder utama buatlah worksheet dengan judul “Menu Utama”
         5.3.2. Pada folder KAS buatlah worksheet dengan nama :
                   1. Kas Masuk
         5.3.3. Pada folder JURNAL LOGISTIK buatlah 3 buah worksheet dengan nama:
                   1. Material Masuk
                   2. Material Keluar
                   3. Total Material
         5.3.4. Pada folder JURNAL BIAYA-BIAYA buatlah worksheet dengan nama:
                   1. Laporan Administrasi Biaya Proyek
         5.3.5. Pada folder REKAP KAVLING buatlah worksheet dengan nama:
                   1. Rekapitulasi Biaya Kavling
                   2. Nama Kavling, Misalnya; A-1, A-2, B-1, dst sesuai dengan jumlah kavling yang dibangun (masing-masing satu worksheet untuk satu kavling).
         5.3.6. Pada folder REKAP SARANA buatlah worksheet dengan nama:
                   1. Rekapitulasi Biaya Sarana
                   2. Tanah & Urugan
                   3. Pagar & Turap
                   4. Inst. Air & PAM
                   5. Jalan & Saluran
                   6. Kantor Pemasaran
                   7. Gerbang
                   8. Inst. Listrik PLN
                   9. Inst. Listrik PJU
                 10. Pos Security
                 11. Gudang & Bedeng
                 12. Taman Sarana
                 13. Musholla
                 14. PlayGround
                 15. Kolam Renang
                 16. Sarana Umum Lain

                 Keterangan: - Jumlah worksheet sesuaikan dengan jumlah sarana yang dibangun.
                                     - Penulisan angka dan titik pada nama folder dan worksheet akan
                                        berpengaruh pada urutan tampilan di komputer.
6. Langkah 6 : Input Data
7. Langkah 7 : Penomoran Bukti Pembayaran
8. Langkah 8 : Print Out Laporan
9. Langkah 9 : Pengarsipan